En la era actual, donde la tecnología y la conectividad nos permiten trabajar desde cualquier lugar, la colaboración en equipos remotos se ha vuelto más común que nunca. Trabajadores y trabajadoras disfrutan de una modalidad de trabajo que minimiza los desplazamientos y facilita la conciliación y, a su vez, las empresas pueden contar con equipos especializados sin depender de una ubicación geográfica concreta.
Sin embargo, esta ventaja también conlleva desafíos en lo que respecta a la comunicación interna en la empresa. Asegurar que todos los miembros del equipo estén coordinados, informados y comprometidos puede ser un reto. A continuación, te dejamos una serie de consejos que te ayudarán a mejorar el flujo de comunicación en equipos remotos.
#1 Establece una estrategia de comunicación clara
Hoy en día, los canales de comunicación son muy variados y, gracias a la gran oferta de aplicaciones, es posible mantener un contacto fluido entre equipos remotos. Sin embargo, uno de los retos de la comunicación interna en la empresa es definir de forma clara cuáles son los canales de comunicación que se utilizarán y cómo se emplearán.
Define de manera clara cuándo es necesario utilizar canales de comunicación sincrónica y cuándo es más adecuado usar los canales asíncronos, así como cuáles son las aplicaciones que se emplean en la empresa.
- La comunicación sincrónica es la inmediata. Es adecuada para cuestiones urgentes y permite una comunicación fluida. Puede ser una llamada de teléfono, una videollamada, o conversaciones a través de clientes de mensajería. Su principal ventaja es la inmediatez, pero también puede resultar disruptiva y bajar la productividad, ya que requiere la atención de todas las personas implicadas y requiere que se dejen de lado las tareas que se están desempeñando en ese momento.
- La comunicación asíncrona es en la que las personas implicadas no interactúan en el mismo momento. El ejemplo más sencillo es el correo electrónico o los gestores de tareas. Son canales muy útiles cuando están bien empleados, ya que permiten una mejor organización de las tareas de los trabajadores y trabajadoras y no les interrumpen mientras llevan a cabo otras tareas. La comunicación asíncrona es la más adecuada para cuestiones que no es necesario atender de forma inmediata.
#2 Utiliza herramientas eficientes
Tras tener claro cuáles son las situaciones en las que se debe emplear la comunicación asíncrona y cuándo la sincrónica, es necesario que selecciones cuidadosamente cuáles serán las aplicaciones que utilizarán los equipos remotos.
En la actualidad, existen numerosas herramientas de colaboración que facilitan la comunicación interna, pero dependiendo de las necesidades de tu empresa, unos u otros se ajustarán más a su funcionamiento y permitirán maximizar la productividad.
Es muy importante que todas las personas que forman parte del equipo tengan claras estas cuestiones: tómate el tiempo necesario para explicar cómo funcionará la comunicación interna, cuáles son los canales y aplicaciones adecuadas y cuáles son las indicaciones para transmitir cada tipo de mensaje.
#3 Define roles, horarios y responsabilidades claras
Puedes definir estas cuestiones de forma clara y detallada en un organigrama, para que tanto los compañeros como cada miembro del equipo sepan cuáles son sus tareas y a quién y cuándo acudir en caso de que necesiten colaboración. De esta manera, conseguirás que el equipo esté mejor coordinado y facilitarás la colaboración entre los distintos miembros.
#4 Establece reuniones periódicas de equipo
Las reuniones periódicas son muy útiles para que el equipo ponga en común el desempeño de su trabajo y para garantizar la coordinación en un equipo remoto.
No es necesario que la periodicidad sea muy alta, pero sí que el equipo tenga un espacio en el que discutir avances, objetivos y desafíos y ponerlos en común.
Por ejemplo, en metodologías Agile como Scrum se establece una reunión diaria corta pero puedes adaptar este tipo de metodologías a las propias necesidades de tu negocio.
#5 Forma a los equipos
Si bien hoy en día todas las personas disponen de gran variedad de canales de comunicación que emplean en su vida cotidiana, es importante proporcionar una formación concreta en cuanto a la comunicación interna para equipos remotos.
La comunicación en el trabajo, para ser funcional, requiere de la coordinación de todas las partes implicadas y de que se sigan unas normas comunes.
#6 Evalúa y ajusta tu estrategia
Una vez implementada la estrategia de comunicación en tu equipo, evalúa su funcionamiento y los posibles problemas que puedan surgir para, si es necesario, llevar a cabo cambios que permitan que el flujo de comunicación sea el óptimo.
En resumen, mejorar la comunicación interna en equipos remotos es esencial para el éxito de cualquier empresa en la actualidad. Al seguir estos consejos prácticos, podrás establecer una estrategia efectiva y garantizar que tu equipo esté coordinado, informado y comprometido, sin importar dónde se encuentren físicamente.
La comunicación efectiva es la base de un equipo fuerte y productivo, y el trabajo remoto no tiene por qué influir en la cohesión y el buen hacer de un equipo.
