14 puntos para tu actuación en comunicación interna ante el COVID-19

Desde Both People & Comms sabemos que los profesionales de comunicación interna están viviendo días complicados con el coronavirus.

Por eso y porque tienen una gran responsabilidad, hoy compartimos los 16 puntos que marcan la diferencia entre una comunicación interna ordinaria y una comunicación estratégica.

Esperamos que te ayuden a conseguir que las personas de tu empresa se sientan apoyadas y a que el negocio siga operando.

  1. Haz escenarios

Saca tiempo para planificarte un escenario optimista, otro pesimista y uno ordinario.  Adjudica a cada uno un % de empleados afectados y otro % de impacto en el negocio. Y lo más importante, diseña el mensaje clave para cada escenario.

Sabemos que casi no tienes tiempo para respirar, pero si no planificas escenarios, corres el riesgo de dar mensajes contradictorios más adelante cuando la situación cambie (y cambiará).

 

  1. ¿Y los líderes, dónde están?

Tiene que estar visibles. Bueno, virtualmente visibles. Organiza quién va a hablar de qué y dales visibilidad en tus canales. A tu máximo líder adjudícale el mensaje de apoyo 100% a los clientes y a los empleados. Fíjate, por ejemplo, en el mensaje que ha dado Pilar López, Country General Manager de Microsoft en España.

 

  1. Lenguaje de la calle, por favor

En vez de hablar de “protocolo de higiene personal”, di “lávate las manos”. Si alguien se pone tiquismiquis con lo de “eso no se puede decir exactamente así, hay que ser rigurosos”, sal en defensa del lenguaje fácil de entender. La claridad no está reñida con el rigor.

 

  1. Pregúntale al Negocio dónde están los puntos críticos

Infórmate de cuál es su principal preocupación y qué necesita que vaya bien. Actualiza los canales, mensajes y portavoces de tu plan en consecuencia. Comparte tu plan con ellos y no termines el día sin hacer catch-up con ellos. Que sepan qué estás comunicando, cuándo y a quién, y que tú sepas cómo marcha el negocio.

 

  1. El Comité de Crisis, tu mejor amigo

A estas alturas, ya estaréis trabajando juntos al menos RRHH, IT, Legal, Relaciones Laborales y Salud Laboral. Nunca es tarde para oficializarlo como tal. Las dos grandes funciones de este Comité: tomar decisiones rápidas y validar.

 

  1. Monitoriza las fuentes oficiales de información minuto a minuto

Y si hay novedades, sé tú el que informa a tus jefes. Nunca al revés. Haz seguimiento continuo de las fuentes oficiales: esas y nada más que esas. Así evitas distracciones. No te permitas el lujo de estar pendiente de rumores e interpretaciones.

 

  1. Hope for the best, plan for the worst

Aunque sea muy sencillo, hazte un plan y circúlalo a tus stakeholders internos. Verán que tus recomendaciones obedecen a un por qué y te será más fácil su colaboración. Asegúrate que tu plan incluye objetivos, mensajes, acceso, disponibilidad del Comité de Crisis, portavoces, canales y back up de canales y derivación de preguntas de medios a comunicación externa.

 

  1. Cuida el copy

Lavarse las manos es algo tan básico que ya todo el mundo lo sabe. Pero una cosa es saber y otra hacer. ¿Y si enviaras un recordatorio que sorprenda? Un giff con un “Hola, soy el jabón de manos de tu baño y estoy deseando verte” va más lejos que un “Lávese las manos varias veces al día”.

 

  1. Empatiza

Siempre hay un grupo de personas en tu organización a las que no aplicará el grueso de tu mensaje: los que no puede teletrabajar, los que están en zona de riesgo… Prepara algo que decirles expresamente, por muy minoritario que sea el grupo.

 

  1. ¿Sabes qué preocupa de verdad a tus empleados?

Contagiar, ser contagiados, que la empresa haga un ERTE… ¿Qué preocupa realmente a tus empleados? El hecho de que no te lo digan no quiere decir que no les preocupe, y eso genera emociones que tu plan de comunicación tendrá que gestionar.

 

  1. Monitoriza las conversaciones en las redes

Pídele a tu Social Media Manager que haga escucha de lo que se dice en redes. A veces los empleados comentan fuera lo que no preguntan o consultan dentro.

 

  1. Visibiliza lo obvio

En los baños de los hoteles nos tranquiliza ver el precinto del WC que ha puesto el equipo de limpieza. Haz algo similar. Deja un cartelito encima de las mesas de tus empleados informando que han sido higienizadas. Todo comunica.

 

  1. Habilita un canal para preguntar

Más que nunca, en una crisis tienes que tener el canal abierto para cualquier pregunta o duda que te planteen los empleados. Elabora un FAQ con las cuestiones más recurrentes. Si tienes la suerte o el presupuesto de disponer de un chatbot, entrénale y úsalo.

 

  1. Los proveedores, los grandes olvidados

Inclúyelos como un público más en tu plan de comunicación. Especialmente si están a cargo de algún eslabón crítico de la continuidad de tu empresa. Cuida con esmero los que están cara al público.

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